Videokonferenzsysteme im Vergleich
Veröffentlicht: 11.10.2023 | Lesedauer: 10 Minuten
Videokonferenzen, Internet-Telefonie und Gruppenanrufe sind probate Mittel, Büroarbeit zielführend aus der Ferne zu erledigen. Durch Videokonferenzsysteme können Mitarbeiter unabhängig von ihrem Aufenthaltsort an Meetings face-to-face teilnehmen. Die Gesprächspartner sehen und hören sich, als säßen sie in einem Raum.
Das macht spontane Zusammenkünfte über alle Branchen hinweg möglich, gleich wo in der Welt sich die Gesprächspartner gerade aufhalten.
Cloudbasierte Lösungen bieten eine Vielzahl an Funktionen, die Round Tables und Treffen in persona überflüssig machen: Diskussionen in Bild und Ton auf persönlicher Ebene führen, sich im Team über Chats abstimmen, Schulungen und Präsentationen abhalten, den Bildschirm per Knopfdruck teilen und Dateien in die Runde senden. Bild- und Tonaufzeichnungen von Meetings sowie automatisch erstellte Chat-Protokolle bringen Kollegen auf den neuesten Stand, die nicht teilnehmen können oder möchten. Das alles strafft Workflows, spart Zeit, steigert die Produktivität, reduziert Bürokratie und senkt Kosten, etwa für Reisen oder Konferenzräume. Obendrein sind Videocalls allemal persönlicher als eine Chat-Nachricht, E-Mail oder ein Telefongespräch.
Die Corona-Pandemie unterstreicht die Bedeutung von Business-Tools zur Videotelefonie für die effiziente Zusammenarbeit mit Teilnehmern im Homeoffice. Covid-19 hat viele Angestellte vorübergehend ins Homeoffice verbannt.
Facebook-Chef Mark Zuckerberg und andere Fachleute erwarten, dass die Epidemie einen tief greifenden Wandel hin zur Arbeit außerhalb des Büros angestoßen hat.
Es ist davon auszugehen, dass viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch nach dem Ende der Krise ihre Aufgaben im Business am heimischen Arbeitsplatz fortführen.
Das setzt ein Umdenken auch in Firmen in Gang, die Videomeetings gegenüber bislang weniger aufgeschlossen waren.
Auch Kundenprozesse lassen sich über Videokonferenzen optimieren. Das erhöht den Freiheitsgrad auf beiden Seiten und macht Absprechen mit Kunden flexibel. Berater, Außendienstmitarbeiter oder Supporttechniker können gemeinsam mit Kunden entscheiden, ob die für ein Vor-Ort-Meeting samt An- und Abreise angesetzte Zeit nicht nutzbringender in einer Videokonferenz investiert wird.
Die rasante Nachfrage an Video-Chats in der Corona-Krise hat Aufsteiger wie Zoom und den Klassiker Skype beflügelt. Schwerpunktmäßig auf die Bedürfnisse der privaten Nutzung zugeschnittene Lösungen zur Videotelefonie wie WhatsApp und Apple Facetime fehlen B2B-Funktionen zur Teamkommunikation. Im Unternehmensalltag eignen sie sich allenfalls für One-to-one calls und gelegentliche Mini-Konferenzen. Skype hat sich fest als Standard für Videoanrufe und Konferenzen mit bis zu 50 Teilnehmern etabliert. Die Profi-Variante Skype for Business wird nunmehr durch Microsoft Teams ersetzt.
Einen Mittelweg in Sachen Business-Ausrichtung geht Facebook beim Messenger Rooms, mit dem das soziale Netzwerk auf dem Markt der Videokonferenzanbieter mitmischen möchte. In Rooms Videokonferenzen können bis zu 50 Personen inklusive Screen-Sharing an einem Videocall teilnehmen. Den dazu nötigen virtuellen Raum richtet der Initiator im Messenger ein. Er kann nur für einen festen Teilnehmerkreis oder öffentlich sein. Die Einladung zur Webkonferenz erfolgt mittels Link, über den andere Teilnehmer der Konferenz am Smartphone oder im Browser beitreten können. Ein Facebook-Konto wird nicht benötigt. Rooms soll auch Bestandteil von WhatsApp werden.
Professionelle Videokonferenzsysteme bieten mehr als Videocalls in kleiner und großer Runde.
Sie zeichnen sich durch Funktionen zur Team-Kommunikation und zum Team-Management aus.
Die Cloud-basierten Dienste machen Laptops, PCs, Smartphones und Tablets zum Digital Workplace, fördern Mobilität, verbessern die Teamarbeit, stärken den Teamgeist und treiben die Digitalisierung voran.
Geschäftliche Konferenzen in virtuellen Teamräumen mit Liveübertragung von Bild und Ton sind nur eine Säule, weitere sind Kollaboration, Datenfreigabe, Remote-Zugriff auf Bildschirme, Whiteboarding und Rechtevergabe.
Cisco WebEx: Konferenz- und Kollaborationslösung
WebEx (Cisco Webex Meetings) ist der ständig weiterentwickelte Oldie unter den Videokonferenz-Tools. Das beschert dem Dienst eine beachtliche Fülle ausgereifter Team- und Sicherheitsfunktionen sowie Integrationsmöglichkeiten für die stationäre und mobile Kommunikation. In vielen großen Unternehmen steht „WebEx“ noch immer als Synonym für Online-Meetings und Online-Schulungen.
Über ein Planungsmodul lassen sich Meetings im persönlichen Konferenzraum timen, Streams können aufgezeichnet und geteilt werden, und Speicherplatz steht in der Cloud zur Verfügung. Per Audio- und Präsentationsfreigabe schalten Anwender ihren Desktop für alle Teilnehmer eines Meetings sichtbar. Für große Organisationen relevant ist die Active-Directory-Synchronisation.
Die Teilnahme an Videokonferenzen für bis zu 200 Nutzer ist im Browser, an Mobilgeräten, per SIP und Audioeinwahl möglich. Dabei kann der Administrator auf vielfältige Weise die Qualität des Bild- und Tonsignals beeinflussen beziehungsweise sicherstellen. Einladungen zu einem WebEx-Meeting werden per Mail verschickt, eine Client-Software muss nicht heruntergeladen werden.
Vorbildich gelöst ist die Sprechernachverfolgung des Systems, die den Fokus auf den aktiven Teilnehmer lenkt. Eine integrierte Geräuschunterdrückung verbessert die Sprachqualität und Verständlichkeit in Cisco Webex Meetings.
Google Meet: Videokonferenzen mit G-Suite
Google Meet ist der Nachfolger von Google Hangouts und Googles Gegenstück zu Microsoft Teams. Meet ist die professionelle Videokonferenz-Lösung für Unternehmen im Kontext von Googles Geschäftsversion der Online-Bürosoftware G-Suite.
Zum Start eines Video-Meetings legen Sie einen Termin im Google Kalender fest und geben den Link frei. Die Teilnahme von bis zu 100 Personen am PC und Laptop erfolgt im Browser und setzt keine spezielle Software voraus. Für mobile Nutzer bietet Google die Meet-App für Android und iOS an. Der Gastgeber steuert als Moderator den Konferenzablauf. Er kann Teilnehmer zulassen oder aus dem Meeting entfernen. Für die Besprechungsaufzeichnungen genügt ein Knopfdruck.
Nutzer ohne Internetzugang klinken sich per Audiozugang in Meetings ein. Für Notizen, Brainstormings und Schulungen stehen interaktive Whiteboards zur Verfügung. Google Drive dient zum Bereitstellen und gemeinsamen Bearbeiten von Inhalten. Hardwarebasierte Konferenzlösungen auf Basis von Skype for Business, SIP und H.323 lassen sich einbinden.
LogMeIn GoTo-Meeting: PDF-Folienexport inklusive
Mit GoToMeeting führen Sie Online Meetings über eine Web-App im Browser, per PC-Software oder mobile App. Ein Meeting kann als reine Audiokonferenz oder Live-Videokonferenz mit bis zu 250 Teilnehmern geführt werden. Parallel dazu können die Teilnehmer untereinander chatten und den Inhalt ihres Bildschirms übertragen.
Für die Meeting-Planung ist ein Kalender integriert, die Teilnehmerliste kann über Active Directory synchronisiert werden und das automatische Mitschneiden des Meetings per Cloud-Aufzeichnungen ersparen das Führen eines Protokolls. Die Verwaltung von Nutzern erfolgt im Admin-Center, in dem Sie auch für den Meeting-Ablauf relevante Diagnosebereiche wie die Auslastung und Latenzzeit einsehen können. Durch Personalisierung ist eine Anpassung ans Corporate Design möglich.
Eine datensparende "Pendleroption" soll das Datenaufkommen mobiler Nutzer begrenzen und dennoch eine reibungslose Teilnahme an Video-Chats sicherstellen.
Microsoft Teams: Bei Microsoft 365 gratis an Board
Teams ist Microsofts Nachfolger von Skype for Business und Bestandteil von Microsoft 365. Wer die Office- und Kollaborationslösung lizenziert hat, erhält Teams automatisch dazu, was die Einstiegshürde niedrig hält. Die Einbindung in Microsofts Office-Umgebung beschert Teams neben Einzel- und Gruppen-Videotelefonaten vielfältige Kollaborationsfunktionen, die über Videokonferenzen und Chats hinausgehen. Die Teamchats bilden wie beim Vorbild Slack den Anwendungskern, an den die übrigen Funktionen angedockt sind. Dazu zählen Teamwork über Word, Excel, Powerpoint und Outlook als Online-Anwendungen, gemeinsamer Speicherplatz, Team-Terminplanung und Screen-Sharing. Durch den modularen Aufbau lassen sich zusätzliche Funktionen hinzufügen.
Die Organisationsstruktur lässt sich in Teams abbilden, die über verschiedene Kanäle verfügen und an Videokonferenzen teilnehmen können. Kanäle können Dokumente aus Word oder Excel sein, aber auch Youtube-Videos oder Datei-Links. Live-Konferenzen bis 250 Nutzer sind in HD möglich. Zudem hat jedes Team ein Wiki.
Eine praktische Konferenzfunktion zur Vermeidung von Unterbrechungen des Redners und einem geordneten Ablauf von Meetings ist „Aufzeigen“. Damit können Teilnehmer virtuell die Hand heben, um das Wort zu erhalten. Praktisch ist auch der Export einer Teilnehmerliste mit protokolliertem Zeitpunkt des Zutritts und Verlassens der Konferenz.
Slack: Videokonferenzen als Nebenschauplatz
Der Kollaborationsklassiker Slack bringt Teammitglieder zusammen, wo auch immer sie sich befinden. Im Fokus der Software für größere Organisationen steht die mächtige Chatfunktion mit Räumen, Verlaufsfunktion, dem Teilen von Dokumenten und eigenem Shop.
Für Videokonferenzen in Arbeitsgruppen ist Slack eingeschränkt. Zwar lassen sich Videocalls führen, doch ebenso wie Screen-Sharing-Konferenzen sind diese auf 15 Teilnehmer begrenzt. Für Videokonferenzen in größerer Runde muss ein eigenständiger Workspace als gemeinsam genutzter Ort eingerichtet werden, was bei intensiver Nutzung zu einer Häufung unterschiedlicher Workspaces führt. Die Restriktionen bezüglich Videocalls lassen sich durch Verknüpfen von Slack mit Webex, GoToMeeting oder Zoom umschiffen.
Zoom Meetings: Cloud-Videokonferenzen mit Bedienkomfort
Mit der Videokonferenzen-Lösung Zoom Meeting ist das Unternehmen Zoom Video Communications ein Corona-Krisengewinner. Zoom ist ein webbasierter Videomeeting-Dienst für verschlüsselte Videokonferenzen und Videostreaming. Der Dienst streamt das Live-Bild samt Audiosignal zu den Teilnehmern des Chatraums, bietet ein Whiteboard für interaktive Notizen und erlaubt es, das Display zur gemeinsamen Nutzung freizugeben.
Eine der Gründe für die hohe Popularität von Zoom ist die einfache Handhabung. Die Software lässt sich auch von weniger versierten Nutzern leicht einrichten und steuern. Zum Betreten eines Videomeetings ist weder eine spezielle Client-Software noch ein Zoom-Konto oder ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich. Es genügt, den vom Moderator verschickten Besprechungs-Link anzuklicken und den Konferenz-Player im Browser zu starten, schon ist man in der Online-Konferenz.
Der laxe Umgang mit dem Datenschutz brachte Zoom viel Kritik ein. Inzwischen wurde bei den Sicherheitseinstellungen und dem Schutz der Privatsphäre nachgebessert.
Neben den genannten, gibt es weitere Anbieter von Videokonferenzdiensten für die Nutzung im Unternehmen. Dazu zählen Amazon Chime, Bitrix24, BlueJeans, Jitsi Meet, Lifesize, Mikogo, Remobo, Tinychat und Vsee.
Laptop oder Notebook
Um Arbeitsgespräche digital abzuwickeln, reichen schon ein PC oder ein Mobilgerät als Equipment und ein Internetanschluss aus. Wer bei Webmeetings nicht mit schlechtem Bild und Ton auffallen möchte, benötigt eine vernünftige Hardware-Ausstattung.
Halbwegs aktuelle Laptops und Notebooks sind normalerweise standardmäßig für die Video- und Sprachkonferenzen ausgestattet. Online-Meetings mit Kollegen oder Kunden steht dann technisch nichts mehr im Wege.
Webcam und Headset
Möchten Sie an einem Desktop-PC dabei sein, benötigen Sie eine Webcam mit USB-Anschluss, die mindestens in Full HD auflöst. Die USB-Kameras für Desktop-Systeme verfügen über eingebaute Mikrofone und können modellabhängig auch mit vorhandenen Audiosystemen zur externen Kommunikation, Freisprecheinrichtungen oder Headsets verwendet werden.
Videokameras für Besprechungsräume
Bei der Konferenzteilnahme mehrerer Personen in einem Raum reicht der Funktionsumfang der integrierten Kameras und Mikrofone oder der Single-User-Webcams häufig nicht aus. Spezielle Videokameras für kleine Besprechungsräume (Huddle Rooms) und große Konferenzräume zeichnen sich durch hohe Auflösung für ein scharfes Bild, raumerfassendes Sichtfeld, Schwenk-, Neige- und Zoomfunktion, Tiefensensor, Sprecher-Tracking, Hardware-Encoding und Fernbedienmöglichkeiten aus. Diese Modelle sind über kleine Räume für Gruppenmeetings hinaus auch für größere Konferenz- und Schulungsräume sowie Hörsäle geeignet.
Integrierte All-In-One-Lösungen
Alternativen zu Webcams und Konferenzkameras für Team-Räume sind Hardware-Lösungen (Video-Endpunkte) mit integriertem Encoder zur Befestigung an einem Flatscreen. Sie werden etwa von Avaya, Cisco und Polycom angeboten. Flatscreen-Boards wie das Microsoft Surface Hub oder das Cisco Webex Board arbeiten als integrierte All-in-One-Lösung.
Meeting vorbereiten
Legen Sie vorab einen Organisator und Moderator fest. Er entscheidet über die Agenda, koordiniert Zeitpunkt und Länge des Meetings und moderiert die Konferenz.
Kommunikation checken
Prüfen Sie die Verständigung vor wichtigen Calls durch einen Testanruf bei einem Kollegen. Stellen Sie die Kamera und das Mikrofon so ein, dass Sie gut zu sehen und hören sind. Ist kein Mitarbeiter verfügbar, nutzen Sie die integrierten Tests der Videokonferenz-Software.
WLAN optimieren
Verschwommen oder ruckelig sollte Ihr Bild im Homeoffice nicht sein. Funknetzwerke erreichen durch die Entfernung zum Router und bauliche Gegebenheiten mitunter allerdings nicht die Signalstärke, die für eine störungsfreie Übertragung von HD-Videos nötig wäre. Ein WLAN-Repeater, Powerline oder der Wechsel auf ein Mesh-Funknetzwerk sind einfache Wege, den Empfang und damit die Übertragung von Videos zu optimieren und das Teilen großer Dateien zu vereinfachen.
Der richtige Hintergrund
Achten Sie bei Business Calls aus dem Homeoffice auf einen angemessenen Hintergrund. Überlegen Sie sich, wie viel Ihres Privatlebens zu sehen sein soll. Videokonferenz-Systeme wie Microsoft Teams oder Zoom bieten Optionen zum Weichzeichnen oder Wechseln des Hintergrunds.
Für Ruhe sorgen
Handyklingeln, Musik, Verkehrslärm durch offene Fenster und andere Geräusche sollten die Konferenz nicht stören.
Optimale Position
Platzieren Sie sich möglichst mittig sitzend vor der Kamera in Augenhöhe Ihres Bildschirms, sodass Sie gut zu sehen sind, und einen Großteil des Aufnahmebereichs abdecken. Achten Sie auf freundliches, schattenfreies Licht. Direktes Sonnenlicht im Hintergrund wirkt grell und strengt andere Konferenzteilnehmer an.