Smart Procurement » Elektronische Beschaffung für kleine Unternehmen & Mittelstand
Veröffentlicht: 20.12.2021 | Lesedauer: 5 Minuten
Der betriebliche Einkauf und die Beschaffung von Material sind aufwändig und benötigen nicht unerhebliche Ressourcen an Zeit und Personal. In unserem Ratgeber zu den Beschaffungsprozessen haben wir dies bereits ausführlich aufgezeigt. Zudem ist immer eine umfangreiche Logistik und Lagerhaltung in den Unternehmen erforderlich, damit die Lieferkette (Supply Chain) zum Kunden nicht unterbrochen wird. Als passende Lösung für diese Herausforderung bietet sich E-Procurement oder auch die elektronische Beschaffung an.
Was im ersten Moment kompliziert klingt, ist in Wirklichkeit ganz einfach und spart richtig Geld. Denn im Prinzip werden mit E-Procurement alle Tätigkeiten rund um die Materialbeschaffung vereinfacht und beschleunigt.
Der Begriff „E-Procurement“ hat jedoch speziell für kleine und mittelständische Betriebe im ersten Moment eine eher abschreckende Wirkung. Besonders dann, wenn die erforderlichen Tätigkeiten im Einkauf seit Jahrzehnten analog auf dem Papier oder auch mit Excellisten durchgeführt wurden. Um jedoch für die Zukunft bestens gerüstet zu sein, sollten auch kleinere Firmen und Unternehmen die Digitalisierung der Warenbeschaffung unbedingt einführen. Mit Conrad Smart Procure (CSP) haben wir dafür eine perfekte Lösung gefunden, die wir Ihnen nun etwas genauer vorstellen möchten.
Weitere Ratgeber zu E-Procurement Themen
Conrad Smart Procure (CSP) ist die optimale Lösung, um ihre Beschaffungsprozesse bzw. den Einkauf von Waren und Dienstleistungen zu optimieren. Dabei wurde CSP für Firmen, Betriebe und Einrichtungen entwickelt, die bis dato eher analog gearbeitet haben. Demzufolge stehen in den Unternehmen weder ein ERP-System zur Ressourcenplanung noch sonst eine digitale Bestellsoftware zur Verfügung.
Was aber in fast allen Firmenbüros vorhanden ist, sind Computer mit einem Internet-Zugang. Aber auch internetfähige Notebooks, Tablets oder sogar Smartphones sind für Conrad Smart Procure geeignet. Es müssen also keine teuren Investitionen in Software oder IT-Systeme getätigt werden, um den Mehrwert von Conrad Smart Procure nutzen zu können.
Ganz ohne zusätzliche Kosten oder Gebühren erhalten unsere teilnehmenden Firmenkunden eine digitale Kataloglösung, mit der rund um die Uhr auf das komplette und stetig wachsende Online-Sortiment von Conrad Electronic zugegriffen werden kann. Die Anzeige von kundenindividuellen Preisen, vorhandenen Staffelpreisen sowie eine Aussage zur Verfügbarkeit erfolgt dank der dynamischen Anbindung in Echtzeit.
Um Conrad Smart Procure nutzen zu können, müssen Sie zunächst Kontakt mit uns aufnehmen. Dazu gibt es ein spezielles Formular, in dem neben den persönlichen Daten auch die jeweilige E-Procurement-Lösung ausgewählt werden kann. Denn neben Conrad Smart Procure für Firmen ohne eigene Beschaffungssoftware, bieten wir noch weitere interessante Procure-Lösungen an. Nach dem Abschicken nehmen unsere E-Procurement-Experten Kontakt mit Ihnen auf. Bei diesem Gespräch werden dann gleich die wichtigsten Fakten wie zum Beispiel Sortimentsbeschränkungen, Lieferanschriften und Rechnungsanschriften besprochen. Aber auch die Benennung und die Funktionen der unterschiedlichen Anwender (User) werden in diesem Gespräch festgelegt.
Anwender definieren
Innerhalb von Conrad Smart Procure Technologie gibt es drei unterschiedliche Nutzergruppen:
Admin: Ein Administrator kann User anlegen, Budgets vergeben, Lieferanschriften definieren und Auswertungen erstellen.
Genehmiger: Genehmiger geben bei Bedarf User-Bestellungen frei, die über dem Budget des jeweiligen Users liegen.
User: User oder Anwender können innerhalb ihres Budget-Rahmen eigenverantwortlich Bestellungen tätigen und Lieferungen veranlassen.
Ergänzend zu den einzelnen Usern können auch beliebige Usergruppen mit individuellen Berechtigungen und einem klar definierten Personenkreis (z.B. Einkauf) angelegt werden.
Auf Basis dieser persönlichen Rücksprache richten wir dann für unsere Firmenkunden den für die Smart Procurement-Nutzung unbedingt erforderlichen OCI-Shop ein.
OCI ist die Abkürzung für Open Catalog Interface und stellt eine standardisierte Schnittstelle für den elektronischen Austausch von Katalogdaten dar.
OCI-Shop einrichten
Der OCI-Shop ist dann exakt auf die Bedürfnisse und Anforderungen der jeweiligen Nutzerfirmen zugeschnitten. Zudem ist die Benutzeroberfläche des OCI-Shops stark an den Conrad Onlineshop angelehnt, wodurch eine intuitive Benutzung möglich wird.
Allerdings sind nur die für den Einkauf relevanten und vorher definierten Artikelgruppen von den nutzenden Personen einsehbar. Die gewünschten Produkte werden dann wie gewohnt in den Warenkorb abgelegt.
Bei der Übernahme des Warenkorbs werden dann die Produktdaten der ausgewählten Artikel aus dem OCI-Shop in das Smart Procure-System übernommen.
Die eigentliche Bestellung der Artikel bzw. eine eventuell erforderliche Freigabe erfolgt dann entsprechend den betrieblichen Vorgaben innerhalb des Smart Procure-Systems.
Smart Procure Testzugang für Unentschlossene
Unschlüssige Interessenten können bei Bedarf einen Testzugang beantragen. Dadurch haben Firmen die Möglichkeit, mit Hilfe eines Testkataloges alle Bestellvorgänge inkl. Berechtigungen intern auszuprobieren und die Belegschaft im Einkauf auf das System zu schulen. In dieser Phase werden die teilnehmenden Personen sehr schnell die Vorzüge und die Zeitersparnis der browserbasierten E-Procurement-Lösung zu schätzen wissen. Wenn die Bestellprozesse und das Freigabeszenario effizient und reibungslos laufen, kann vom Testsystem auf ein Produktivsystem umgestellt werden.
Die Einrichtung von Smart Procurement bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen, Betrieben, Organisationen und Firmen eine Vielzahl von Vorteilen. Die wichtigsten Fakten haben wir für Sie kurz zusammengestellt:
- Conrad Smart Procure ermöglicht eine browserbasierte Systemanbindung ohne zusätzliche Kosten.
- Nutzende Personen haben rund um die Uhr einen Zugriff auf das freigegebene Sortiment von Conrad Electronic.
- Die Verfügbarkeitsangabe der aufgerufenen Artikel erfolgt in Echtzeit.
- Es gibt weder Lizenzgebühren noch Vertragslaufzeiten.
- Die Accounts werden an die im Unternehmen bestehende Prozesse und Strukturen angepasst.
- Lieferadressen können individuell und flexibel vergeben werden.
- Zuvor festgelegte bestellbare Warengruppen verhindern unzulässige Einkäufe.
- Bestellberechtigungen und Budget-Grenzen werden exakt vorgegeben.
- Ein transparenter Überblick der laufenden Bestellungen ist jederzeit möglich.
- Durch die Digitalisierung des Bestellprozesses werden Rechnungen/Gutschriften automatisiert Ihrer Buchhaltung zur Verfügung gestellt bzw. gleich verrechnet.
- Mithilfe umfangreicher Statistiken können aussagekräftige Auswertungen zum Bestellverhalten der jeweiligen Nutzer erstellt werden.
- Durch den eigenverantwortlichen elektronischen Einkauf reduzieren sich die Beschaffungsprozesskosten und bei dringend benötigten Teilen kann schnell und flexibel reagiert werden.
Digitalisierung sowie digitale Transformation ist nicht nur etwas, das in global agierenden Konzernen und in großen Unternehmen durchgeführt wird. Auch kleine und mittlere Betriebe dürfen sich der Digitalisierung bzw. der digitalen Transformation nicht verschließen. Stetige Entwicklung und Innovation werden auch zukünftig notwendig sein, um am Markt zu bestehen und die Leistungsfähigkeit der betriebsinternen Wertschöpfungskette aufrecht zu halten. Dazu braucht es die notwendigen Technologie und einen starken Partner, mit dem Sie gemeinsam die Automatisierung in Ihrem Unternehmen stetig weiter entwickeln können. Mit unseren individuellen Smart Procure-Lösungen bieten wir für unsere Kunden die besten Voraussetzungen dazu.