„Invoice by Conrad – One Creditor Model“

InnoNews: Herr Bühler, Sie sagen immer wieder, dass nicht der Produktpreis der eigentliche Pain Point in der Beschaffung ist, sondern die Prozesse dahinter. Was genau meinen Sie damit?
Ich spreche hier von den Prozesskosten, die bei jedem einzelnen Bestellvorgang anfallen. Diese Kosten sind in gewisser Weise unsichtbar, weil sie über mehrere Abteilungen verstreut generiert werden. Kaum einer sieht das große Ganze und deshalb schlummert dieses Problem häufig im Verborgenen. Der aktuelle BME-Benchmark hat das Thema jetzt an die Oberfläche geholt und eine beeindruckende Zahl veröffentlicht: 121,75 Euro Prozesskosten zahlt ein Unternehmen in Deutschland im Schnitt pro Bestellung. Sie übersteigen also häufig den Warenwert selbst und vereinigen zugleich 80 % des Transaktionsaufwands auf sich.

InnoNews: Woraus setzen sich diese versteckten Kosten konkret zusammen?
Der Zeitaufwand, der hinter den Prozessen steckt, verursacht diese hohen Kosten. Und die tauchen auf keiner Rechnung auf. Da ist zunächst die Suche: Ein Bedarfsträger braucht ein Teil und es werden 15, 30 oder sogar 45 Minuten damit verbracht, den richtigen Artikel auf verschiedenen Portalen zu suchen. Dann werden unterschiedliche Rechnungsformate verwendet oder es gibt Unstimmigkeiten im Bestell- oder Lieferprozess und ständig muss jemand zum Hörer greifen – der nächste Zeitfresser. Und schließlich sind da noch die Kosten bezogen aufs Lieferantenmanagement generell: Erfahrungswerte im Rahmen von Prozesskostenanalysen im operativen Einkauf legen nahe, dass jeder einzelne Lieferant das Unternehmen im Durchschnitt 900 € pro Jahr an Verwaltung kostet. Bei 500 Lieferanten zeigt sich die Dimension dieser Kostenposition.

InnoNews: Nochmal zurück zum Einwand, dass „One size fits all“ nicht funktioniert. Was bedeutet das mit Blick aufs E-Procurement?
Das bedeutet, dass wir auch hier anbindungsoffen agieren und uns über unterschiedliche Schnittstellen in die Warenwirtschaftssysteme unserer Kunden integrieren können. Das  Ergebnis ist die automatisierte Abwicklung von Bestellung, Auftragsbestätigung und Rechnung direkt aus dem ERP heraus. So behalten Einkaufsverantwortliche jederzeit den  Überblick, Maverick Buying am Einkauf vorbei wird verhindert und die Prozesskosten in diesem Bereich werden um bis zu 30 % reduziert. Unsere Kunden nutzen diese Chance immer häufiger: Aktuell sind bereits 6.000 Kunden via E-Procurement an unsere Plattform angebunden.

InnoNews: Man stellt sich die Implementierung einer solchen E-Proc Anbindung sehr komplex vor. Wie zeitaufwändig und kompliziert ist der Vorgang?
Wir unterstützen unsere Kunden gerne bei diesem Prozess. Für die initiale Einrichtung einer OCI-Schnittstelle braucht es uns in der Regel jedoch gar nicht, da wir echt einfach  durchzuführenden Self-Service anbieten. Kunden können dabei ihr technisches Setup, wie etwa die Zuordnung von Mengeneinheiten oder Produktkategorien eigenständig über unser Self-Service-Portal konfigurieren. Die Einrichtung erfolgt direkt nach der initialen Implementierung und erfordert danach kaum weitere manuelle Wartung, da sie in der Regel dauerhaft funktionsfähig ist. Das zeigt: Gerade im Mittelstand funktioniert Digitalisierung auch ohne Millionen-Invest in die IT.

InnoNews: Kommen wir zum zweiten Punkt: die Lieferantenkonsolidierung. Inwiefern kann Conrad hier unterstützen?

Ein Unternehmen, das 500 Lieferanten zu verwalten hat, stößt immer wieder an seine Kapazitätsgrenzen. Es geht also darum, die Lieferantenfragmentierung zu reduzieren. Und das geht mit einem Partner, der diese Komplexität stellvertretend für den Kunden bündelt. In unserem Fall bedeutet das über 10 Mio. Produktangebote auf einer Plattform, so dass die Kunden einen Großteil ihres technischen Bedarfs bei nur einem Anbieter decken können. Das ist der eine Aspekt.

InnoNews: Und was ist der andere wichtige Aspekt? 
Alles auf einer Rechnung zu haben, also nur einen Rechnungssteller verwalten zu müssen. Genau das haben wir jetzt für unsere Geschäftskunden realisiert. Sie können ab sofort das gesamte Marktplatz-Sortiment beschaffen – ohne einen einzigen neuen Lieferanten anzulegen. Wer jeden Marketplace-Partner separat koordinieren und abrechnen muss, verliert Zeit und Ressourcen, die im strategischen Einkauf besser aufgehoben wären. Mit „Alles auf einer Rechnung“ reduzieren wir diese administrative Komplexität. Ab jetzt ist Conrad für jeden Artikel auf der Plattform alleiniger Vertragspartner, Ansprechpartner und Rechnungssteller – über alle Vertriebskanäle hinweg. Damit gehen wir den nächsten Schritt in der Prozesseffizienz und machen die Conrad Sourcing Platform für unsere Geschäftskunden deutlich einfacher nutzbar.

Demnächst auch in Österreich verfügbar!