Aktenvernichter

Sensible Daten gibt es überall: In privaten Haushalten, im Office zu Hause sowie in kleinen und großen Unternehmen. Und aufgrund der Aufbewahrungspflicht sammeln sich im Laufe der Zeit schnell ordnerweise Unterlagen an, die irgendwann einmal entsorgt werden müssen.

Doch dabei gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. Dass Rechnungen, Lieferscheine oder auch Kontoauszüge und Gehaltsabrechnungen nicht einfach so in einen Altpapiercontainer geworfen werden sollten, dürfte den meisten Leuten ja bekannt sein. Allerdings ist es vielen Privatpersonen oder auch Mitarbeitenden oftmals gar nicht bewusst, wie viele vertrauliche Informationen in Unterlagen enthalten sind, die auf den ersten Blick eher belanglos wirken.

Ein achtlos weggeworfener Katalog, in dem unter Umständen noch die Kundennummer zu finden ist oder ein Blatt Papier mit Namen und Unterschriften, können leicht für illegale Machenschaften missbraucht werden. Damit sensible Unterlagen nicht in die falschen Hände geraten, sollten sie mit einem Aktenvernichter geschreddert werden. Erfahren Sie in unserem Ratgeber mehr zu Vorschriften und Funktionsweise der Schredder.  

Privatpersonen können weitgehend selbst entscheiden, ob sie CDs mit wichtigen Daten, DVDs, Kreditkarten oder Steuerunterlagen mit einem Aktenvernichter zerstören. Empfohlen wird es allerdings, um die eigenen Daten zu schützen. Für Unternehmen gilt eine andere Rechtslage. Sie sind verpflichtet, bestimmte Unterlagen zu vernichten. Grundlage für diese Verpflichtung sind folgende Regelungen:

DIN 66399

Die DIN Norm 66399 gibt Unternehmen einen genauen Rahmen vor, welche Unterlagen in den Papierschredder müssen. Allerdings sollte das Vernichtungsverfahren in einem vernünftigen Rahmen hinsichtlich Kosten und Arbeitsaufwand bleiben. Die in der Norm festgelegte Einteilung der Daten in Schutzklassen und Sicherheitsstufen helfen.  

Schutzklassen und Sicherheitsstufen nach DIN 66399

Zunächst werden Dokumente mithilfe der drei Schutzklassen genau eingeteilt. Die zusätzlichen Sicherheitsstufen definieren die Art der Unterlagen und den Aufwand, der für ihre Rekonstruktion notwendig wäre.

Streifenschnitt für niedrige Sicherheitsstufen.

Partikelschnitt eignet sich für alle Sicherheitsstufen.

DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)

Die europäische Datenschutz-Grundverordnung verbietet Unternehmen grundsätzlich die Verarbeitung personenbezogener Daten von Kunden und Mitarbeitern, also deren Speichern und Bearbeiten. Besteht keine ausdrücklich erlaubte, gesetzlich geregelte Ausnahme zur Nutzung der Daten, müssen die gesammelten Daten zerstört oder gelöscht werden. Diese Vorgänge sind intern zu dokumentieren. Bei den Rahmenbedingungen zur Aktenvernichtung bezieht sich die DSGVO auf die DIN Norm 66399.

BDSG (Bundesdatenschutzgesetz)

Das Bundesdatenschutzgesetz definiert das Löschen von Daten als das "Unkenntlichmachen gespeicherter personenbezogener Daten" (§3 Abs. 4 Punkt 5). Wie der Vernichtungsprozess erfolgen soll, schreibt das Bundesdatenschutzgesetz nicht vor.
Allerdings regeln §9 und §11 die technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die Rahmenbedingungen, die bei der Beauftragung Dritter zur Datenerhebung eingehalten werden müssen.