Dokumentenscanner

Die meisten Modelle erlauben die Einbindung in ein Netzwerk – entweder per LAN-Kabel oder WLAN-Verbindung. Das ermöglicht es, von mehreren PCs aus auf den Scanner zuzugreifen und die digitalen Kopien der Dokumente auf jedem Computer im Netzwerk oder einem NAS abzuspeichern.

Je nach Scanner-Modell gibt es noch andere Möglichkeiten, wie Sie die Bild- oder PDF-Dateien abspeichern können. Zwar haben Dokumentenscanner keine eingebaute Festplatte, Sie können aber mitunter einen USB-Stick oder eine externe Festplatte/SSD per USB anschließen und die Daten direkt darauf speichern. Ebenfalls erlauben einige Scanner die Verbindung mit einem Smartphone oder Tablet und das Speichern in einer Cloud.

Ist die Hardware eingerichtet, legen Sie das zu scannende Dokument in den für Dokumentenscanner typischen automatischen Dokumenteneinzug (Automatic Document Feeder, kurz ADF). Dabei handelt es sich um eine elektromechanische Vorrichtung, die es ermöglicht, mehrere Seiten nacheinander automatisch zu scannen, ohne jedes Blatt einzeln in den Scanner einlegen zu müssen. Ein ADF steigert die Effizienz bei der Digitalisierung von Dokumenten enorm. Wie viele Blätter Sie als Stapel einlegen können, damit sie nacheinander gescannt werden, ist von Gerät zu Gerät unterschiedlich. 

Stellen Sie den ADF auf die passende Formatgröße ein. Jeder Dokumentenscanner kann Dokumente im A4-Format scannen, was andere Blattgrößen betrifft, gibt es Unterschiede zwischen den Modellen der verschiedenen Hersteller. Am Scanner selbst oder am damit verbundenen Computer/Smartphone/Tablet nehmen Sie entsprechende Einstellungen vor. Mit am wichtigsten sind der Dateityp und die Auflösung der Scans (angegeben in dpi). Haben Sie alles nach Ihren Bedürfnissen oder den Vorgaben entsprechend eingestellt, kann das Scannen losgehen. Das Papier wird dank ADF automatisch eingefahren und durch den Scanner gezogen. Im Inneren ist ein Sensor verbaut, der die Bildinformationen erfasst und auf deren Basis eine Datei in einem Grafik- oder dem PDF-Format erstellt.

Zugunsten der Benutzerfreundlichkeit sollte ein Dokumentenscanner ein Display bieten, auf dem die gewählten Einstellungen angezeigt werden. Sollen Dateien direkt auf einem angeschlossenen USB-Datenträger abgespeichert werden, halten Sie nach einem Gerät Ausschau, dass dies unterstützt. Wenn Sie den Scanner kabellos in ein Netzwerk integrieren möchten, sollten Sie beachten, dass nicht jedes Exemplar Wi-Fi-Support bietet. Ebenso ist ein LAN-Anschluss keine Selbstverständlichkeit, aber eine sinnvolle Erweiterung an Verbindungsmöglichkeiten.

Wenn Sie ein Gerät benötigen, das sich gut transportieren lässt, um es an unterschiedlichen Orten verwenden zu können, sollten Sie mobile Dokumentenscanner in den Blick nehmen. Mobile Scanner sind besonders platzsparend konstruiert. Modelle mit Akku und WLAN-Schnittstelle erlauben sogar den kabellosen Betrieb. Im Regelfall lassen sich mobile Scanner aber auch per USB mit Computern und Mobilgeräten verbinden.