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Digitaler Arbeitsplatz » Der moderne Arbeitsplatz der Zukunft

Feste Bürozeiten und der klassische Büroschreibtisch als Arbeitsorte sind für die Anforderungen der heutigen Wirtschaft nicht dynamisch genug. Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf eine Kombination aus flexiblen Arbeitszeitmodellen, digitaler Zusammenarbeit, Desk Sharing, Remote Work und Home Office. Die Covid-19-Pandemie hat zu drastischen Veränderungen der betrieblichen Arbeitsabläufe geführt und damit die Digital Workspace Trends beschleunigt.

In der Corona-Krise hat flexibles Arbeiten an wechselnden Orten einen kräftigen Schub erfahren. Der dafür wichtige digitale Arbeitsplatz wird als neue Normalität die Zukunft der Arbeitswelt prägen. Er bildet die Grundlage einer neuen Arbeitsweise und Unternehmenskultur. Unternehmen, die ihre digitale Transformation bereits vorangetrieben haben, sind im Vorteil. Wer bei der Digitalisierung des Arbeitsumfeldes Nachholbedarf hat, sollte jetzt die Weichen für die Anforderungen der Zukunft am Arbeitsplatz stellen.



Was ist ein Digital Workplace?

Der digitale Arbeitsplatz steht für das mobile, produktive und sichere Arbeiten auf Basis digitaler Technologien. Gemeint ist damit eine vollständig digitalisierte, standortunabhängige Arbeitsplattform, die moderne Arbeitsprozesse vereinfacht.

Über den Workspace greifen Mitarbeiter auf Tools, Dienste, Anwendung und Daten zu, die eine vernetzte Zusammenarbeit ermöglichen. Ziel ist es, alle notwendigen Informationen überall, jederzeit und schnell zur Verfügung zu stellen. So profitiert jeder Mitarbeiter vom Know-how seiner Teamkollegen und kann eigenes Wissen schnell und einfach teilen. 

Ziel ist eine agile Zusammenarbeit in Teams, durch die Mitarbeiter Projekte interdisziplinär und zeitsparend durchführen.

Die richtige Strategie für den digitalen Arbeitsplatz steigert die Effizienz und macht Geschäftsmodelle rentabler. Sie ist auch ein wesentlicher Pfeiler für ein langfristig erfolgreiches Unternehmenswachstum. Für Fachkräfte ist die damit verbundene Vereinbarkeit von Beruf und Familie ein oft entscheidender Faktor bei der Wahl des Arbeitgebers.



Was macht einen digitalen Arbeitsplatz aus?

Ein digitalisierter Workspace für agile Arbeitsformen bringt viele Anforderungen im Unternehmen unter einen Hut: 

Mitarbeiter schätzen einen persönlichen Arbeitsplatz mit hoher Integration für smartes, mobiles Arbeiten. In Fachabteilungen ist ein schneller Wissensaustausch, gemeinsames Bearbeiten und Teilen von Dokumenten und Zugriff auf Arbeitsergebnisse relevant. 

Marketing und Vertrieb sind auf Kollaborationsplattformen, Unternehmensanwendungen und die hohe Verfügbarkeit von Markt- und Kundendaten angewiesen. Auch die Informationsgewinnung aus Social-Media-Kanälen und Multi-Channel-Kampagnen werden immer wichtiger. 

Die IT-Abteilung strebt eine stabile, sichere und wartungsfreundliche IT-Infrastruktur an. Die Geschäftsleitung wünscht sich eine Steigerung der Produktivität bei reduzierten Kosten, kürzere Entwicklungszyklen, Investitionssicherheit und Verbesserungen im Wettbewerb.


Der Digital Workplace steht für Dynamik und legt damit die Grundlagen:
Er verändert das Wo und Wann der Arbeit, die Arbeitsweise, das Teamwork und den Arbeitsplatz selbst. Basis dafür sind Informations- und Kommunikationstechnologien, neue Anwendungen mit künstlicher Intelligenz, die Integration moderner Software und Apps, sowie Dienste in der Cloud.



Was ist Desk-Sharing?

Eine immer beliebter werdende Form des Arbeitens im Büro ist das Desk-Sharing, das sogenannte Arbeitsplatz-Teilen. Durch den zunehmenden Trend hin zum Home-Office werden auch in den Büroräumlichkeiten eines Unternehmens deutlich weniger Arbeitsplätze benötigt.

Flexible Sitzplatzwahl

In vielen Fällen haben die Mitarbeiter im Desk-Sharing Modell keine festen Arbeitsplätze mehr, sondern können sich jedes Mal, wenn sie ins Unternehmen kommen, einen freien Platz aussuchen. Auch hier gibt es unterschiedliche Varianten: Entweder wird einfach ein freier Platz gewählt, sobald man das Büro betritt oder aber die komplette Büro-Infrastruktur wird digitalisiert und Mitarbeiter können sich vorab online einen Sitzplatz buchen.


Verschiedene Bereiche für unterschiedliche Arbeitsanforderungen

Neben der Kosteneinsparung für den Betrieb gibt es aber auch für die Belegschaft einen großen Vorteil.

Die vorhandenen Büroflächen können in verschiedene Bereiche gegliedert werden, um den Mitarbeitern die bestmögliche Umgebung zu stellen:

  • Teamflächen für kooperatives Arbeiten
  • Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten
  • Meeting-Räume für Besprechungen, Telefonate oder Videokonferenzen
  • Lounge-Bereiche für kreatives, lockeres Brainstorming, etc.


Welche Kommunikations-Modelle sind ideal?

Zum technologischen Wandel am Arbeitsplatz gehören neben Software-Systemen und Cloud-Diensten auch Kommunikation- und Konferenzsysteme. Zu den bekanntesten webbasierten Kommunikationsplattformen zählen Microsoft Teams, Slack, Zoom und Cisco WebEx.

Online-Besprechungen

Teams, Zoom und vergleichbare virtuelle Systeme erhöhen die Kontaktintensität am digitalen Arbeitsplatz und verbessern den Informationsfluss bei der Zusammenarbeit. Mitarbeiter stehen damit in Chats und Online-Meetings in Kontakt mit Teamkollegen und anderen Abteilungen. Auch die Kommunikation mit Dienstleistern, Lieferanten, Kunden und Bewerbern läuft darüber. Cloud-gestützte Videokonferenzen und Audio-Calls verbessern das Co-Working unabhängig davon, wo sich jemand aufhält.

Desktop-Sharing und virtuelle Whiteboards

Eine beliebte Funktion für kollaboratives Arbeiten an Dokumenten, Präsentationen und PDFs ist das Teilen des Bildschirminhalts. So zeigen Sie Gesprächspartnern im Chat oder in einer Videobesprechung, was Sie selbst auf Ihrem Bildschirm oder in einem Fenster sehen. Hilfreich bei Teambesprechungen ist auch ein Online-Whiteboard, auf dem sich Ideen visualisieren und Notizen festhalten lassen.

Online-Events

Veranstaltungen werden zunehmend als virtuelle Events abgehalten. Präsentationen oder Schulungen lassen sich in Online-Workshops durchführen. Kundengespräche und die Kontaktverfolgung beim Recruiting finden mehr und mehr digital statt. 

Dadurch reduziert sich die Totzeit durch Geschäftsreisen und Meetings vor Ort auf ein Minimum. Auch Umweltschutz und Nachhaltigkeit sind Argumente für ein rasches Digitalisieren von Arbeitsplätzen.


Home Office » Was es zu beachten gilt

Für manche Unternehmen kein Problem, da Heimarbeit ein Teil der Unternehmenskultur ist. Andere Firmen hingegen stehen vor einer großen Aufgabe und müssen zunächst einmal die Infrastruktur schaffen, die ein voll funktionsfähiges Arbeiten von daheim möglich macht. Dazu sind auch verschiedene formelle Aspekte zu beachten, beispielsweise was das Arbeitsrecht oder den Datenschutz angeht.



Videokonferenzsysteme im Vergleich

Videokonferenzen, Internet-Telefonie und Gruppenanrufe sind probate Mittel, Büroarbeit zielführend aus der Ferne zu erledigen. Durch Videokonferenzsysteme können Mitarbeiter unabhängig von ihrem Aufenthaltsort an Meetings face-to-face teilnehmen. Die Gesprächspartner sehen und hören sich, als säßen sie in einem Raum. 



Welche Hardware für die digitale Arbeit?

Wer die richtigen mobilen Werkzeuge einsetzt, kann dank Digital Workplace überall produktiv und zielführend arbeiten. Ausgestattet mit Laptop, Smartphone, WLAN und 4G/5G steht dem zeit- und ortsunabhängigen Arbeiten nichts mehr im Wege. Achten Sie auf Geräte, die auf die Anforderungen Ihres Unternehmens und der Tätigkeit der Mitarbeiter zugeschnitten sind.


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Was bringt die Verlagerung von Daten in die Cloud?

Die Veränderung beim modernen Arbeitsplatz hin zum Workspace bringt für die IT in Unternehmen zahlreiche Herausforderungen. Ermöglicht wird der Wandel unter anderem durch die rasante technologische Entwicklung im Bereich von Cloud-Lösungen. Für den Cloud-Einsatz müssen neben geschäftlichen, auch viele technische Prozesse überarbeitet werden.

Die klassische Business-IT-Infrastruktur bestehend aus Hardware, Software und Kommunikationslösungen bietet meist weder die Flexibilität noch Skalierbarkeit für virtuelle Arbeitsplätze. Die Komponenten können schrittweise virtualisiert und in der Cloud betrieben werden. Eine Verlagerung in die Cloud entlastet die IT und schafft die notwendige Flexibilität beim Wachstum Ihres Unternehmens

Moderne Office-Anwendungen wie Office 365 und Microsoft 365, Branchen-Software, ERP-System und Kollaborationslösungen nutzen die Cloud ohnehin bereits zur Ausführung und Datenspeicherung.



Wie wird der Digital Workplace sicher?

Der weitreichend vernetzte Arbeitsplatz der Zukunft muss als zentrale Plattform richtig abgesichert sein. Ziel der Maßnahmen zur Verbesserung der Sicherheit ist es, dem Anwender alle Dienste in einem geschützten Umfeld zur Verfügung zu stellen.

Unternehmen mit dezentraler Arbeitsplatzstruktur sind in besonderem Maße auf eine zuverlässige und sichere IT angewiesen. Cyberangriffe durch Viren, Trojaner, Ransomware sowie Sicherheitslücken in Betriebssystemen und Geräte-Firmware gefährden betriebliche Abläufe. Doch gerade die universelle Verfügbarkeit von Daten und die Öffnung der Systeme nach außen sind in Sachen Sicherheit kritisch.

Die richtige Security-Strategie sorgt für langfristige Sicherheit der technischen Architektur des Digital Workplace. Knackpunkt sind der vielschichtige Aufbau und die Integration zahlreicher Geräte: der Arbeitsplatz in der Cloud bestehend aus einem Backend, verschiedenen Management-Ebenen, Plattformen, Applikationen, Konnektoren, Software- und Hardware-Layer sowie Endgeräten.



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