Beschaffungsprozess » Optimierung der Phasen im Einkauf
Veröffentlicht: 20.12.2021 | Lesedauer: 8 Minuten
Ein Spontankauf, wie er im privaten Umfeld hin und wieder einmal vorkommen kann, ist meist emotional getrieben und hat sehr wenig mit dem tatsächlichen Bedarf zu tun. Deshalb sollten gewerbliche Spontaneinkäufe tunlichst vermieden werden. In Unternehmen muss die Beschaffung der benötigten Güter und Waren Just-in-Time erfolgen, damit Produktionsausfälle vermieden und die Lieferkette an Kunden nicht unterbrochen wird.
Um dies sicher zu stellen, gibt es in allen Betrieben, Firmen und Einrichtungen sogenannte Beschaffungsprozesse, die den Einkauf von Material und die Beschaffung von Dienstleistungen genau regeln.
Damit wir den Prozess der Beschaffung anschaulich aufzeigen können, wollen wir zunächst einen Kleinbetrieb betrachten, bei dem die Digitalisierung noch keine fundamentale Rolle spielt.
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Selbständige Personen im Handwerk wissen meist sehr genau, welches Material sich gut verarbeiten lässt und welches Werkzeug dafür benötigt wird. Zudem haben sie ganz konkrete Vorstellungen von der erforderlichen Qualität und kennen sich mit den Preisen bestens aus.
In ihren Kleinbetrieben entscheiden sie selbst, welche Aufträge in nächster Zeit anstehen und können den Einkauf der erforderlichen Materialien danach ausrichten. Nachdem alles bestellt oder abgeholt wurde, müssen die Lieferscheine abgelegt und die Rechnungen bei der Buchhaltung berücksichtigt werden.
Umso bemerkender ist es, dass alle diese unterschiedlichen Tätigkeiten sehr oft in Personalunion stattfinden.
Was bei einem Einpersonen-Betrieb recht überschaubar erscheint und nahezu intuitiv abläuft, wird umso komplexer, je größer ein Unternehmen ist.
Denn in diesem Fall sind die Vorgänge und die Planung, die zur Beschaffung von Material und Dienstleistungen erforderlich sind, nicht mehr in der Hand einer einzelnen Person.
Da nun mehrere Beschäftigte in die Beschaffung eingebunden sind, ist es unerlässlich einen betriebsinternen Beschaffungsprozess einzurichten, an den sich alle Mitarbeitende halten müssen. Dieser wiederum besteht aus mehreren Schritten, die von der Struktur und der Größe des jeweiligen Betriebes abhängig sind.
Die wesentlichen Bestandteile eines Beschaffungsprozesses haben wir im folgenden Abschnitt für Sie aufgelistet:
Wenn man die oben aufgelisteten Punkte genauer betrachtet, wird schnell klar, wieviel Zeit und Ressourcen durch die Beschaffung firmenintern gebunden werden. Selbst wenn die Digitalisierung bei den einzelnen Prozessen und Arbeitsabläufen bereits hoch und somit weit fortgeschritten ist.
Dies betrifft aber nicht nur die Beschaffung von teuren und hochwertigen Gütern. Selbst Kleinigkeiten wie Handwerkzeuge, Pflegemittel und Schmierstoffe oder Bürobedarf müssen den kompletten Beschaffungsprozess durchlaufen, um angeschafft werden zu können. In diesem Fall ist der Warenwert oft nur ein kleiner Bruchteil der tatsächlich anfallenden Prozesskosten.
Die Lösung: Durch die Umstellung auf E-Procurement können die Prozesse beim Einkauf und der Beschaffung sehr einfach automatisiert und beschleunigt werden.
Die automatisierten Beschaffungsprozesse spielen ihren Vorteil immer dann aus, wenn Teile kurzfristig benötigt werden, die unter Umständen zu einem Produktionsausfall oder einer Auftragsverzögerung führen können.
Dies gelingt im Wesentlichen durch einen komplett digitalen Beschaffungsprozess, bei dem individuelle Berechtigungen und verschiedene Zugriffsrechte auf Warengruppen vergeben werden. Die Implementierung in bestehende ERP-Systeme (Enterprise-Resource-Planning) oder Beschaffungssysteme kann über einen statischen eKatalog in Form von einer zu importierenden Datei oder über eine OCI-Schnittstelle erfolgen. Somit können Produktpräsentationen schnell und einfach mit den vorhandenen standardisierten Einkaufsprozessen verbunden und ohne großen Aufwand Bestellungen erzeugt werden. Diese werden dann per elektronischen Datenaustausch (EDI für Electronic Data Interchange) zum Lieferanten übertragen. Auf die gleiche Weise, nur in umgekehrter Richtung, erfolgt die Rechnungsstellung des Lieferanten direkt an die Buchhaltung (Procure-to-Pay).
Unabhängig von der Betriebsgröße erkennen mittlerweile immer mehr Firmen und Betriebe die Vorteile, ihren Beschaffungsprozess über E-Procurement zu optimieren.
Bei der Anbindung der Conrad Sourcing Platform besteht zudem noch der Vorteil der Lieferantenkonsolidierung.
Wenn ein Großteil des operativen Betriebsbedarfs von einer einzigen Bezugsquelle zuverlässig gedeckt werden kann, ist der Verwaltungsaufwand beim Beschaffungsprozess noch einmal deutlich reduziert.
Vorteile von Beschaffungsprozessen mit E-Procurement:
- Durch vorgegebene Formulare, die teilweise automatisiert ausgefüllt sind, können ständig wiederkehrende Bestellanforderungen vereinfacht und enorm beschleunigt werden.
- Vorgegebene Schritte und Auswahlmöglichkeiten reduzieren bereits im Ansatz eventuelle Fehler bei der Beschaffung.
- Die Vergabe von individuellen Bestellberechtigungen und Kostenstellen ermöglicht eine schnelle Aufgabe und Abwicklung von Bestellung ohne umständliche Freigaben.
- Berechtigte Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen sind in den Beschaffungsprozess aktiv eingebunden und können gleichzeitig und eigenverantwortlich ihren Firmenbedarf decken.
- Kleinartikel können einfach und mit minimalem Prozessaufwand angefordert werden.
- Betriebsinterne Einkaufsregularien werden ausnahmslos eingehalten und Bestellungen bei Lieferanten ohne Rahmenvertrag sind nicht möglich.
- Variable Budget-Begrenzungen verhindern die Bestellung von überteuerten Waren.
- Dank der Transparenz ist jederzeit eine einfache Kontrolle über aktuell laufende und bereits abgeschlossene Bestellungen möglich.
- Von der Bedarfsermittlung bis hin zur Rechnungsablage erfolgt die Bearbeitung elektronisch ohne Medienbruch. Es müssen keine Infos ausgedruckt und später wieder manuell in das System eingetragen werden.
- Die Begrenzung der Lieferanten-Produktauswahl verhindert, dass für den Betrieb irrelevante Produkte unberechtigterweise bestellt werden können.
Laut BME lassen sich durch diese Maßnahmen die Kosten für Beschaffungsprozesse in Summe um durchschnittlich ca. 30% senken.
Gut funktionierende Beschaffungsprozesse haben einen entscheidenden Anteil am Erfolg eines Betriebes. Der Einkauf hat dabei nicht nur die Aufgabe, das Zusammenspiel vom eigenen Unternehmen und externen Lieferant zu regeln. Ein optimierter Beschaffungsprozess sorgt dafür, dass benötigte Güter schnell durch den jeweiligen Lieferanten zur Verfügung stehen. Dies ist besonders beim operativen Beschaffungsprozess wichtig, wenn kurzfristig wichtige Ersatzteile wie zum Beispiel für Produktionseinrichtungen benötigt werden. Gleichzeitig dürfen aber keine finanziellen Betriebsmittel durch einen zu hohen Lagerbestand gebunden werden. Mit E-Procurement kann der Einkauf bzw. das Beschaffungsmanagement die Prozesse im Unternehmen effizient optimieren und dafür sorgen, dass die Supply Chain, also die Lieferkette zum Kunden, wesentlich robuster wird.