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Elektronischer Katalog (eKatalog) » Die elektronische Alternative zum Print-Katalog

Veröffentlicht: 05.01.2022  |  Lesedauer: 7 Minuten

Es ist noch nicht allzu lange her, da war der gedruckte Katalog das wichtigste Werbemittel von Firmen und Unternehmen. Ganz egal ob Mode, Schmuck, Schuhe, Elektronik oder auch im Modellbau-Bereich. Durch die regelmäßigen Erscheinungstermine haben sich viele Kunden bereits im Vorfeld auf den neuen Katalog gefreut. Denn es war immer spannend zu sehen, welche tollen Neuheiten es beim Durchblättern zu entdecken gab.

Doch nicht nur das! Der Katalog wurde stets pfleglich behandelt und war dank festem Aufbewahrungsort immer griffbereit. Allerdings hatte der gedruckte Katalog auch seine Schwächen. Bei einem großen Produktsortiment mutiert der Katalog schnell zu einem dicken Buch, in dem die gesuchten Artikel oft nur schwer zu finden waren. Zudem haben seitenstarke Kataloge aufgrund ihrer enormen Produktionskosten immer ein großes Loch in die meist knappen Werbebudgets gerissen. 

Ein weiteres Manko: Ein Print-Katalog mit einer Laufzeit von etlichen Monaten kann letztendlich nur als Referenz dienen, aber nie das aktuelle bzw. komplette Sortiment aller einzelnen Artikel widerspiegeln. Oder der Katalog beinhaltet Produktgruppen, die für einzelne Firmenkunden absolut irrelevant sind und zu teuren Fehlbestellungen führen. Ein Umstand, der im Geschäftsleben und in der Industrie nicht akzeptabel ist. Darum haben sich in diesem Bereich elektronische Kataloge etabliert. Was das genau ist und wie der Umgang mit einem eKatalog funktioniert, wollen wir in unserem Ratgeber genauer erklären.



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Was ist ein eKatalog?

Wie der Name schon besagt, handelt es sich um einen elektronischen Katalog. Also um eine Auflistung aller bestellbaren Artikel, die ein Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt in ihrem Produktsortiment führt. In dieser Liste sind aber nicht nur Produktbezeichnungen und Bestellnummern aufgeführt. Viele weitere Inhalte wie die Produktbeschreibungen, technische Spezifikationen, Features, Bilder, diverse Nummern, Verfügbarkeit, Klassifizierungen und Strukturen werden ebenfalls mit aufgeführt. Das sind dementsprechend fast dieselben Informationen, die auch benötigt werden, um aus einer Produktdatenbank einen Internet-Shop zu befüllen.

Somit ist es für Firmen, die einen eigenen Onlineshop betreiben, verhältnismäßig einfach, die granularen Daten bzw. Attribute auch für einen eKatalog zur Verfügung zu stellen. Der eKatalog beinhaltet aber noch weit mehr Informationen. Neben Absender und Empfänger werden noch die landesspezifische Sprache, Gültigkeitszeitraum, Rahmenvertragsbedingungen, Konditionen sowie Festpreise mit aufgelistet. 
Im Gegensatz zum gedruckten Print-Katalog kann das Angebot in einem eKatalog individuell auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt werden. Zudem ist der eKatalog nicht an Seitenstrecken oder Druckformate gebunden. Dadurch können eKataloge weit mehr Inhalte zeigen, als es ein gedruckter Katalog je könnte. Allerdings ist dann die zu übertragende Datei verhältnismäßig groß. 

Für den standardisierten Austausch von Katalogdaten hat der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) ein einheitliches Format initiiert. Dieses wurde von führenden deutschen Firmen, dem Fraunhofer Institut und der Universität Duisburg-Essen entwickelt. Die erste Version des BMEcat-Formats wurde bereits 1999 veröffentlicht und ist im deutschsprachigen Raum weit verbreitet. Der BMEcat basiert auf der Auszeichnungssprache Extensible Markup Language (XML) und ist somit von Menschen und Maschinen gleichermaßen lesbar. Weitere genutzte Datenformate für den eKatalog sind CSV und CIF. Bei Bedarf wären aber auch Formate wie TXT, XLS oder Datanorm möglich.

Um den praktischen Aufbau und die interne Struktur eines eKatalogs besser verdeutlichen zu können, hat unser eProcurement-Team einen "Demo-eKatalog" mit lediglich einem einzigen Artikel erstellt. Dieser eKatalog darf zwecks näherer Betrachtung oder zu Testzwecken gerne heruntergeladen werden.

Unser Praxistipp: Print-Katalog als Online-PDF

In der Praxis wird auch oftmals ein gedruckter Katalog als interaktives PDF bereitgestellt. Dies bietet den großen Vorteil, dass interessierten Kunden auch dann noch ein Katalog zur Verfügung gestellt werden kann, wenn die gedruckte Version nicht mehr verfügbar ist.  

Dazu werden einfach die finalen Druckdaten des Printwerbemittels verwendet. Diese virtuellen Kataloge können Kunden dann entweder herunterladen oder durch Klicken online durchblättern. Allerdings haben diese Kataloge nichts mit dem oben beschriebenen eKatalog zu tun, der als Business-Lösung für E-Procurement dient.



Wann wird ein eKatalog benötigt?

Ebenso wie OCI/Punchout oder Smart Procure ist der eKatalog ideal geeignet, die Kosten im Beschaffungsprozess zu reduzieren. Allerdings muss dazu beim Empfänger bzw. bei B2B-Kunden ein ERP-System (Enterprise Resource Planning), also ein Waren- Beschaffungssystem vorhanden sein. Dann kann mit Hilfe des eKataloges auf die Produkte des Lieferanten zugegriffen werden.

Dabei spielt es keine Rolle, ob das ERP-System bei Firmenkunden intern läuft oder ein externes System eines Dienstleisters genutzt wird.

Wenn das Bestellsystem keine OCI-Schnittstelle unterstützt oder aufgrund betriebsinterner Vorgaben die OCI-Schnittstelle nicht genutzt werden soll, kann ein eKatalog importiert werden.

Im Gegensatz zu einer Onlinebestellung, bei der auf einen externen Shop zugegriffen wird, laufen die Bestellprozesse bei Firmenkunden hausintern ab. Demzufolge können bestehende Einkaufsrichtlinien und Freigabeszenarien nahtlos weiter genutzt werden.

Ein weiteres Einsatzgebiet von eKatalogen sind Multilieferanten-Marktplätze. Damit ein Lieferant auf diesen Plattformen als Händler auftreten kann, fordern Marktplatzbetreiber vom Lieferanten oftmals einen eKatalog an.



Welche Vorteile bietet ein eKatalog?

Die wesentlichen Vorteile eines elektronischen Katalogs möchten wir Ihnen anhand des Conrad eKatalogs kurz aufzeigen: 

  • Durch den Ausschluss von Warengruppen kann ein kundenindividueller Katalog erstellt werden.

  • Die Klassifizierung kann nach Warengruppen in eClass-/UNSPSC-Codes oder nach Marken, Preisen und Gefahrkennzeichen erfolgen.

  • Festpreise gewährleisten unseren Firmenkunden eine hohe Planungssicherheit im Beschaffungsprozess.

  • Die Übernahme von kundenindividuellen Konditionen ist problemlos möglich.

  • Kundenspezifische Update-Intervalle, wie zum Beispiel halbjährlich, sind jederzeit machbar.

  • Durch unterschiedliche Formate ist eine schnelle und einfache Integration in die Systemwelt des Kunden möglich.

  • Suchfunktionen innerhalb des eKataloges erleichtern die Produktauswahl und beschleunigen den Bestellvorgang.

  • Durch identische Katalogformate (z.B. BMEcat) lassen sich Medienbrüche und Kompatibilitätsprobleme vermeiden.

  • Die transparente Abbildung des gesamten Beschaffungsprozesses ist rund um die Uhr nachvollziehbar.

  • Die digitale Verwaltung ist einfach und ermöglicht Transaktionen in kurzer Zeit.

Wichtig!

Der Conrad eKatalog beinhaltet ausschließlich die von Conrad Electronic vertriebenen Produkte. Artikel der Marketplace-Seller sind nicht mit enthalten.



Wie funktioniert der Bestellablauf mit einem eKatalog?

1. Aus den Produktdatenbanken wird ein individueller eKatalog erstellt. 
2. Der eKatalog wird in das ERP-System des Firmenkunden übernommen.
3. Bestellende Personen haben nun Zugriff auf die zuvor definierten Produkte des Lieferanten.
4. Individuelle Bestellanforderungen, z.B. pro Abteilung, können erstellt werden.
5. Betriebsinterne und gut funktionierende Freigabeprozesse bleiben unverändert.
6. Übertragung der freigegebenen Bestellung zum Lieferanten.
7. Bearbeitung der Bestellung und Lieferung der Waren.



Wie wird ein eKatalog beantragt?

Ebenso wie bei den anderen eProcurement-Lösungen auch, muss zunächst ein persönlicher Kontakt hergestellt werden.

Dafür haben wir ein Kontaktformular entworfen, in dem Sie die wichtigsten Infos eintragen können.

Sobald das abgesendete Formular bei uns eintrifft, wird unser Vertriebsteam mit Ihnen Kontakt aufnehmen und alle noch offenen Fragen in einem persönlichen Gespräch beantworten.

Wenn alle Punkte geklärt wurden, werden wir den eKatalog entsprechend Ihren Vorgaben exportieren und zur Verfügung stellen. 

Wichtig:

Auch wenn der eKatalog von Conrad Electronic kostenlos ist, können durch die Implementierung in Ihr Bestellsystem nicht unerhebliche Kosten entstehen. Besonders dann, wenn das verwendete Bestellsystem nicht betriebsintern sondern extern bei einem Dienstleister läuft.



Statische eKataloge dynamisch nutzen

Zum Zeitpunkt der Erstellung des eKatalogs werden alle aktuellen Produkte inklusive der Preise fest in die Datei geschrieben.

Weil sich danach nichts mehr ändern lässt, sprechen Fachleute auch von einem statischen Katalog

Nun gibt es aber zwei Punkte, die für den Wareneinkauf von entscheidender Bedeutung sind – Bestand und Verfügbarkeit

Deshalb besteht die Möglichkeit, mit Hilfe einer einzurichtenden API-Schnittstelle (Application Programming Interface) diese Werte annähernd in Echtzeit abzufragen. 

Alternativ dazu besteht die Möglichkeit, eine täglich aktualisierte FEED-Datei in den eKatalog einzuspielen und so aktuelle Verfügbarkeits-Informationen zu erhalten.



Zusammenfassung der wichtigsten Infos

Der eKatalog stellt im Prinzip ein digitales Verzeichnis von bestellbaren Produkten dar. Die Katalogdaten werden vom Lieferanten erstellt und in das Beschaffungssystem des Kunden eingefügt. Dadurch können bestehende und gelebte Einkaufsprozesse, Freigabeworkflows und Controlling-Mechanismen unverändert weiter genutzt werden.

Da aber keine automatische Aktualisierung erfolgt, müssen die Daten bei Änderungen, Anpassungen oder Sortimentserweiterungen regelmäßig per Hand gepflegt werden. Das stellt für die jeweiligen Einkaufsabteilungen einen hohen manuellen Aufwand dar.

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