Strategischer und operativer Einkauf » So optimieren Sie Ihren Beschaffungsprozess
Veröffentlicht: 14.05.2024 | Lesedauer: 10 Minuten
Spricht man im Unternehmens- und B2B-Umfeld vom Einkaufen, geht es um mehr, als den reinen Erwerb von Waren oder Dienstleistungen. Qualitätssicherung, Kostenoptimierung und die Gewährleistung einer reibungslosen Lieferkette sind ebenso wichtige Bestandteile einer professionellen Beschaffung.
Wie effektiv das Einkaufsmanagement gestaltet ist, spielt zudem eine zentrale Rolle für den Erfolg eines Unternehmens und hat einen maßgeblichen Einfluss auf dessen Rentabilität und Wettbewerbsfähigkeit. Dabei wird die Beschaffung in der Regel in zwei Bereiche untergliedert: Strategisch und operativ. Inwieweit beide für den Unternehmenserfolg bedeutend sind, welche Unterschiede und Aufgaben damit einhergehen – darauf gehen wir in diesem Text ausführlicher ein.
Der Einkauf ist ein zentraler Bestandteil jedes Unternehmens und umfasst den Prozess der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen, die für den Geschäftsbetrieb benötigt werden. In der Praxis werden die Begriffe "Beschaffung" und "Einkauf" oft synonym verwendet.
Grundsätzlich gehören folgende Aufgaben zum Einkauf:
- Bedarfsbestimmung
- Ermittlung zuverlässiger Lieferanten
- Vergleichen und Aushandeln von Preisen
- Vergleich der Lieferkonditionen
- Auftragserteilung
- Festlegen von Bestellmengen
- Regelung der Anlieferung in Abstimmung mit dem Lager
- Lieferungsannahme
- Warenprüfung
- Veranlassung der Bezahlung
Dabei git es unterschiedliche Formen der Beschaffung, wie etwa strategisch und operativ, zentral und dezentral, direkt und indirekt, technisch oder projektbasiert, Category Management oder das sogenannte "Maverick-Buying". Indem Unternehmen die verschiedenen Formen gezielt einsetzen, können sie ihre Kosten senken, die Qualität des Einkaufs steigern und somit wettbewerbsfähiger werden.
Da der Einkauf an sich als Summe aller operativen und strategischen Beschaffungstätigkeiten gesehen werden kann, konzentriert sich dieser Text auf diese beiden Formen.
Strategischer Einkauf
Konzentriert sich auf langfristige Planung und beinhaltet neben der Erstellung und Ausrichtung einer ganzheitlichen Einkaufsstrategie auch die Analyse des Beschaffungsmarktes, Verhandlung von Rahmenverträgen und der Lieferantenauswahl. Im Fokus steht der kosteneffiziente Einkauf.
Operativer Einkauf
Bezieht sich auf die täglichen Beschaffungsaktivitäten und beinhaltet die klassischen ausführenden Aufgaben wie Bestellungen, Retouren, Terminverfolgung und Lieferantenkommunikation. Im Fokus steht die Gewährleistung eines reibungslosen Materialflusses.
Der Einkauf (operativ und strategisch) ist Teil des Supply Chain Managements (SCM) . SCM ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Steuerung und Optimierung der gesamten Lieferkette und umfasst daher neben dem Einkauf auch die Logistik, Produktion, Lagerhaltung und Distribution. Ziel des SCM ist es, die Effizienz und Effektivität der gesamten Wertschöpfungskette zu verbessern.
Der strategische Einkauf befasst sich mit langfristigen Entscheidungen und Maßnahmen, die darauf abzielen, die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen optimal auf die Unternehmensziele auszurichten. Dabei geht es nicht nur darum, die bestmöglichen Lieferanten zu identifizieren und Rahmenverträge auszuhandeln, sondern auch um die Entwicklung von langfristigen Partnerschaften. Außerdem sorgt der strategische Einkauf für die Sicherstellung der Lieferantenqualität und -zuverlässigkeit sowie die Risikominimierung in der Lieferkette und damit einhergehend eine Vermeidung von Produktionsengpässen.
Es geht darum, die Einkaufsprozesse zu optimieren, Gewinne zu maximieren und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.
Lieferantenmanagement
Der strategische Einkauf beinhaltet die Auswahl und Entwicklung von Lieferanten, die langfristig zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen. Die umfasst die Bewertung von Lieferantenleistungen, die Verhandlung von Verträgen und die Zusammenarbeit zur kontinuierlichen Verbesserung.
Risikomanagement
Der strategische Einkauf ist auch für das Risikomanagement in der Lieferkette verantwortlich. Dazu gehört die Identifizierung potenzieller Risiken, die Entwicklung von Maßnahmen zur Risikominimierung und die Sicherstellung der Kontinuität der Lieferkette, auch in unsicheren Zeiten.
Kostenoptimierung
Ein wichtiger Aspekt des strategischen Einkaufs ist die Kostenoptimierung. Dies kann durch Verhandlungen mit Lieferanten, Bündelung von Einkaufsvolumina oder die Implementierung von Kostencontrolling-Maßnahmen sowie effizienter Beschaffungsprozesse erreicht werden.
Der operative Einkauf ist ein wesentlicher Bestandteil des gesamten Beschaffungsprozesses eines Unternehmens. Er umfasst die täglichen Abläufe und Aufgaben, die notwendig sind, um den kurzfristigen Bedarf an Produkten und Dienstleistungen zu decken und den reibungslosen Ablauf eines Einkaufsprozesses sicherzustellen. Zudem unterstützt er oft den strategischen Einkauf, wenn es um die Bedarfs- und Terminplanung sowie die Auswahl der Lieferanten geht.
Beschaffung von Produkten
Der operative Einkauf ist verantwortlich für die Beschaffung der benötigten Produkte und Dienstleistungen gemäß der im Vorfeld definierten Anforderungen und Spezifikationen. Dies umfasst die Einholung von Angeboten, den Vergleich von Konditionen, die Bestellung bei Lieferanten sowie die Rechnungsprüfung. Außerdem muss er für eine effiziente Bedarfsanalyse den Lagerstand stets im Blick haben.
Lieferantenmanagement
Der operative Einkauf ist für die Auswahl neuer Lieferanten mitverantwortlich, führt regelmäßige Gespräche und pflegt enge Beziehungen mit Lieferanten – sorgt also für eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit. Dazu gehören auch die Überwachung der Lieferantenleistung, die Kosten- und Preisüberwachung, die Lösung von Problemen und die Sicherstellung und Koordinierung der Liefertermine.
Reklamationsmanagement
Sind Produkte fehlerhaft, entsprechen nicht den Spezifikationen oder müssen aus anderen Gründen zurückgeschickt werden, ist das Zurückschicken Aufgabe des operativen Einkaufs. Die Mitarbeiter stellen so die Produktqualität sicher und wahren die Interessen des Unternehmens. So gehören auch die Bearbeitung von Mangelrügen und Reparaturaufträgen sowie die Sicherstellung des Mahnwesens zu ihren Kernaufgaben.
Aktuell vollzieht sich ein Wandel im Bereich des Einkaufs – weg vom operativen und hin zum strategischen Ansatz. Unternehmen richten ihr Denken verstärkt auf Wertschöpfung aus, wodurch der Einkauf nicht mehr nur als Kostenfaktor betrachtet wird, sondern als entscheidender Erfolgsfaktor mit einem Fokus auf strategischen Aktivitäten. Er wird prozessorientierter ausgerichtet, indem schlankere und vor allem digitale Prozesse implementiert und unterstützt werden.
Mittels elektronischer Beschaffungstools lassen sich operative und administrative Aufgaben automatisieren, was wiederum mehr Raum für strategische Aufgaben schafft.
Auch die Lieferantenbeziehungen werden zunehmend strategischer. Statt bei der Auswahl nur auf den Preis zu schauen, fließen neben einer umfassenden Leistungsbewertung des Lieferanten auch die anfallenden Gesamtkosten in den Entscheidungsprozess mit ein. Ziel ist es, eine partnerschaftliche Zusammenarbeit anzustreben. Dadurch gewinnt die Qualität der Beziehung an Bedeutung.
Der "neue", moderne Einkauf vereint verschiedene Merkmale: Er ist qualitätsorientiert, innovativ und zukunftsorientiert.
1. Bedarfsanalyse
Identifizieren Sie den genauen Bedarf an Produkten oder Dienstleistungen. Klären Sie interne Anforderungen sowie Anforderungen möglicher Stakeholder. Dieser Schritt ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die richtigen Produkte in der richtigen Menge und Qualität beschafft werden.
>> Die Bedarfsanalyse ist ein typischer Schritt im strategischen Einkauf, da hier langfristige Bedürfnisse des Unternehmens identifiziert und strategische Entscheidungen über Beschaffungsziele, Lieferantenbeziehungen und Risikomanagement getroffen werden.
2. Lieferantenrecherche und -bewertung
Suchen Sie potenzielle Lieferanten, die die benötigten Produkte oder Dienstleistungen bereitstellen können. Führen Sie eine gründliche Bewertung der Lieferanten durch, um deren Zuverlässigkeit, Qualität, Preisgestaltung und andere relevante Kriterien zu beurteilen.
>> Die Auswahl und Bewertung von Lieferanten gehört ebenfalls zum strategischen Einkauf, da hier langfristige Partnerschaften aufgebaut werden. Diese unterstützen die Wettbewerbsfähigkeit und die strategischen Ziele eines Unternehmens.
3. Angebotsanforderung und Vertragsabschluss
Fordern Sie Angebote von den ausgewählten Lieferanten an und vergleichen Sie diese hinsichtlich Preis, Qualität und Lieferzeit, sowie anderen für Sie wichtigen Faktoren. Verhandeln Sie bei Bedarf, um die bestmöglichen Konditionen zu erzielen.
>> Das Einholen von Angeboten und der Vergleich von Konditionen kann sowohl dem strategischen als auch dem operativen Einkauf zugeordnet werden.
- Im strategischen Einkauf kann es als Teil der Lieferantenbewertung und -auswahl betrachtet werden. In diesem Kontakt geht es darum, langfristige Beziehungen aufzubauen, strategische Partnerschaften zu stärken un die besten Lieferanten für das Unternehmen zu identifizieren.
- Betrachtet man Angebotsanforderung und -vergleich in einer operativen Sicht, ist es ein taktischer Schritt, um den kurzfristigen Bedarf des Unternehmens zu decken und den operativen Ablauf sicherzustellen. Hier geht es darum, konkrete Entscheidungen über den Kauf von (spezifischen) Produkten oder Dienstleistungen zu treffen und dabei die besten Konditionen zu erzielen.
4. Bestellung
Sind geeignete Lieferanten ausgewählt, können Sie Ihre Bestellung platzieren. Stellen Sie sicher, dass relevante Vereinbarungen schriftlich festgehalten werden, um Missverständnisse zu vermeiden und Rechte wie Pflichten beider Parteien zu klären.
>> Der Bestellvorgang zählt zum operativen Einkauf. Hier werden Transaktionen abgeschlossen, um die Lieferung der benötigten Produkte oder Dienstleistungen zu veranlassen.
5. Lieferüberwachung und Bewertung
Überwachen Sie den Lieferprozess, um sicherzustellen, dass die Produkte oder Dienstleistungen rechtzeitig und in der vereinbarten Qualität geliefert werden. Nach Abschluss des Projekts, sollten Sie die Leistung des Lieferanten bewerten, daraus Lehren ziehen und gegebenenfalls Verbesserungen für zukünftige Beschaffungsprozesse vorzunehmen.
>> Das Management des Lieferprozesses sowie die anschließende Bewertung gehören zum operativen Einkauf, da es sich um einen taktischen Aspekte der Beschaffung handelt.
Es gibt verschiedene Einkaufsstrategien, die Unternehmen verwenden können. Wobei es DIE richtige Strategie nicht gibt. Die Wahl ist immer individuell und hängt von verschiedenen Faktoren ab: Darunter die Unternehmensziele, die Branche, in der das Unternehmen tätig ist, das Bedürfnis, die Art der zu erwerbenden Produkte oder Dienstleistungen, die Lieferantenbeziehungen und die Marktsituation. Oft ist auch eine Kombination verschiedener Strategien sinnvoll – je nach Bedarf und Situation.
Es ist allerdings wichtig, die Einkaufsstrategie kontinuierlich zu überprüfen und anzupassen, um sicherzustellen, dass sie den sich ändernden Bedürfnissen und Herausforderungen des Unternehmens gerecht wird.
Kostensenkungsstrategie
Diese Strategie zielt darauf ab, die Kosten für den Einkauf von Waren oder Dienstleistungen zu minimieren. Sie wird oft eingesetzt, wenn ein Unternehmen seine Ausgaben reduzieren muss, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.
> Minimierung der Einkaufskosten durch Verhandlung von Mengenrabatten oder Ausschreibungen.
> Nutzung von E-Procurement-Systemen zur Effizienzsteigerung.
> Identifizierung von Alternativlieferanten für Wettbewerb und bessere Preise.
Qualitätsstrategie
Hier liegt der Fokus auf dem Erwerb von qualitativ hochwertigen Produkten oder Dienstleistungen – auch wenn sie einen höheren Preis haben. Diese Strategie wird eingesetzt, wenn die Qualität entscheidend für den Erfolg des Unternehmens ist.
> Durchführung von Lieferanten-Audits zur Qualitätsüberwachung
> Implementierung von Qualitätsstandards und Zertifizierungen, um die Kundenzufriedenheit und das Markenimage zu steigern.
> Investition in Schulungen und Trainings für Lieferanten zur Qualitätsverbesserung.
Risikomanagementstrategie
Diese Strategie zielt darauf ab, Risiken im Zusammenhang mit dem Einkauf zu minimieren. Sie wird eingesetzt, um unvorhergesehene Ereignisse wie Preisschwankungen abzufedern und die Lieferkette robust und widerstandsfähig zu machen.
> Diversifizierung der Lieferantenbasis, um das Risiko von Lieferengpässen zu minimieren.
> Abschluss von Versicherungen gegen Lieferkettenunterbrechungen.
> Entwicklung von Notfallplänen zur Bewältigung unvorhersehbarer Ereignisse.
Nachhaltigkeitsstrategie
Diese Strategie berücksichtigt Umwelt- sowie soziale Aspekte bei der Beschaffung von Produkten oder Dienstleistungen. Sie wird eingesetzt, um sicherzustellen, dass die Beschaffung im Einklang mit den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens steht.
> Bewertung der Lieferanten gemäß bestimmter Nachhaltigkeits-, Umwelt- und Sozialkriterien
> Förderung umweltfreundlicher Produkte sowie von Lieferanten, die umweltfreundliche Praktiken anwenden.
> Minimierung von Verpackungsmüll sowie Reduzierung von CO2-Emissionen durch Optimierung der Transportwege.
Partnerschaftsstrategie
Die Partnerschaftsstrategie beinhaltet die Entwicklung langfristiger Beziehungen mit Lieferanten durch eine enge Zusammenarbeit, um gegenseitiges Vertrauen aufzubauen sowie eine zuverlässige und flexible Versorgung sicherzustellen. Diese Strategie wird häufig eingesetzt, wenn eine kontinuierliche Versorgung mit speziellen Produkten oder Dienstleistungen wichtig ist, um Engpässe zu vermeiden und die Qualität sicherzustellen.
> Aufbau von langfristigen Rahmenverträgen und Schlüssellieferanten.
> Gemeinsame Entwicklung neuer Produkte oder Prozesse mit Lieferanten.
> Austausch von Informationen und Planung zur Verbesserung der Lieferantenbeziehung.
Globalisierungsstrategie
Diese Strategie bezieht sich auf den internationalen Einkauf von Produkten und Dienstleistungen. Unternehmen nutzen sie, um von globalen Märkten zu profitieren, Kosten zu senken und Innovationen zu fördern. Sie steigert die Wettbewerbsfähigkeit und erweitert die Produktvielfalt, erfordert jedoch ein tiefes Verständnis internationaler Geschäftspraktiken, Zollvorschriften, Währungsschwankungen und kultureller Unterschiede.
> Nutzung internationaler Ressourcen, wie etwa Zugang zu günstigeren Arbeitskräften, Rohstoffen oder Technologien.
> Risikostreuung durch den Einkauf von in verschiedenen Ländern produzierten Rohstoffen.
> Nutzung von Technologien wie Videokonferenzen zur Verbesserung der globalen Kommunikation mit Lieferanten.
Eine effiziente Beschaffung zeichnet sich durch möglichst kurze Lieferzeiten aus, ist kosteneffizient und trägt zur Verbesserung der Qualität bei – weshalb sie direkte Auswirkungen auf die Gesamtleistung und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens hat. In der sich ständig verändernden Geschäftswelt von heute ist es daher unerlässlich, seinen Einkaufsprozess und die Beschaffungskativitäten kontinuierlich zu prüfen, neu zu bewerten und zu optimieren – eine der Kernaufgaben des strategischen Einkaufs.
Mehr Informationen zu den Bestandteilen eines Beschaffungsprozesses sowie der unterschiedlichen Handhabung in Kleinbetrieben und Unternehmen, finden Sie in unserem »Ratgeber zum Thema.
Sind die Beschaffungskosten zu hoch? Ist der Beschaffungsprozess zu langsam oder enthält er unnötige Schritte? Gibt es vielleicht Probleme mit einem Lieferanten oder kommt es häufig zu Verzögerungen? Auch Veränderungen im Unternehmen wie Wachstum oder Umstrukturierungen können Intransparenzen und unklare Richtlinien oder Prozesse zur Folge haben.
Durch Benchmarking sollte die Leistung des eigenen Beschaffungsprozesses regelmäßig mit Branchenstandards oder Best Practices zu verglichen werden, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Welche Schritte man dann einleitet, hängt natürlich immer von dem zu Grunde liegenden Problem ab. Möglich wären:
Automatisierung
Die Einführung eines elektronischen Beschaffungssystems (E-Procurement-Systems) kann helfen, den Beschaffungsprozess zu automatisieren. Dadurch können Fehler reduziert, die Bearbeitungszeit verkürzt und die Transparenz im Beschaffungsprozess erhöht werden. Zudem ermöglicht ein elektronisches Beschaffungssystem eine bessere Kontrolle über den Bestellstatus und die Lieferzeiten.
Standardisierung
Standardisierte Prozesse und Dokumente können die Konsistenz und Effizienz erhöhen. Klar definierte Richtlinien und Verfahren für die Beschaffung, von der Bedarfsanalyse bis zur Lieferüberwachung helfen ebenfalls, die Prozesse zu optimieren.
Lieferantenmangagement
Indem Lieferanten regelmäßig bewertet und überwacht werden, können Unternehmen sicherstellen, dass sie mit zuverlässigen und qualitativ hochwertigen Lieferanten zusammenarbeiten. Dies kann dazu beitragen, Risiken zu minimieren und die Qualität der eingekauften Produkte zu verbessern. Eine enge Zusammenarbeit mit Lieferanten kann außerdem zu besseren Konditionen und innovativen Leistungen führen.
Risikomangagement und kontinuierliche Verbesserung
Durch die Identifizierung von potenziellen Risiken sowie Engpässen, Flaschenhälsen oder ineffizienten Prozessen können gezielte Maßnahmen ergriffen werden, um den Beschaffungsprozess zu optimieren. Dies kann beispielsweise durch die Einführung von Lean-Management-Methoden oder die Implementierung von Best Practices geschehen.
Interne Zusammenarbeit und Entwicklung
Durch eine enge Zusammenarbeit mit den internen Stakeholdern sowie Abstimmung mit den Fachabteilungen können Bedarfe frühzeitig erfasst und Lieferengpässe vermieden werden. Zudem kann eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Lieferanten dazu beitragen, das Risiko von Lieferausfällen zu minimieren und eine langfristige und stabile Lieferkette aufzubauen.
Außerdem sollten Mitarbeiter im Einkaufsbereich ihre Fachkenntnisse und Fähigkeiten regelmäßig verbessern, da gut ausgebildete Mitarbeiter den Beschaffungsprozess wesentlich effektiver gestalten können.
Insgesamt ist die Optimierung des Beschaffungsprozesses ein kontinuierlicher Prozess, der eine ganzheitliche Betrachtung erfordert. Durch die Implementierung von effizienten Prozessen, den Einsatz von Technologien, die Bewertung von Lieferanten und die enge Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern können Unternehmen ihre Beschaffungskosten senken, die Qualität verbessern und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.