Zeiterfassungssysteme, Zutrittskontrolle

Elektronische Zeiterfassungssysteme und Zutrittskontrollen finden in Betrieben unterschiedlichster Branchen Anwendung. Mit der automatischen Protokollierung der Arbeitszeiten sowie dem Regeln des Zutritts zu einzelnen Bereichen sparen Sie Zeit und Personalkosten. In unserem Ratgeber finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen von Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystemen und erfahren, worauf beim Kauf zu achten ist.

Sowohl in großen als auch in kleinen Unternehmen ist die Erfassung der Arbeitszeiten des Personals von Bedeutung. Angestellte können mithilfe von Zeiterfassungssystemen geleistete Stunden transparent und nachvollziehbar protokollieren und Plus- oder Minusstunden übersichtlich festhalten.

Klassische Stundenzettel oder Stechkarten stellen die einfachste Methode der Zeiterfassung dar. Dokumentiert werden die geleisteten Stunden dabei entweder handschriftlich oder via Stempeluhr – vollkommen analog, unabhängig von Software und modernen technischen Geräten. Doch die klassischen Methoden werden zunehmend von elektronischen Zeiterfassungssystemen abgelöst. Der entscheidende Vorteil moderner Varianten: Arbeitszeiten müssen nicht mehr mühsam ausgewertet und manuell übertragen werden. Das bringt Ihnen einen Zeitvorteil und spart zugleich Personalkosten ein.

Heute übernehmen überwiegend elektronische Zeiterfassungsgeräte mit einem Sensor und einer ausgetüftelten Zeiterfassungssoftware beziehungsweise digitale Tools diesen Job. Einzug gehalten haben solche Zeiterfassungssysteme bereits in vielen Betrieben. Beim Betreten oder Verlassen des Unternehmens genügt es, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre persönliche Chipkarte, ihren Transponder oder Ähnliches an das Lesegerät des Zeiterfassungssystems halten.

Viele Terminals sind für den Netzbetrieb ausgelegt. Manche verfügen zur Sicherheit über einen integrierten Akku, der bei einem Stromausfall die Energieversorgung übernimmt. Modelle mit einem leistungsstarken Akku sind auch für die mobile Zeiterfassung geeignet, was insbesondere Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entgegenkommt, deren Einsatzorte häufig wechseln. Mittels Wandhalterungen oder Dockingstationen wird jederzeit ein sicherer, stationärer Betrieb ermöglicht. Im Fall ungünstiger Umgebungsbedingungen sollte ein Terminal eine entsprechende Schutzart aufweisen.

Die Einrichtung des Terminals und die Programmierung der Token sollte möglichst unkompliziert und schnell vonstattengehen. Häufig können Einstellungen direkt am Terminal vorgenommen werden. Eine intuitive Benutzeroberfläche und Menüführung auf einem gut lesbaren Display sind im Arbeitsalltag unabdingbar.

Achten Sie beim Kauf auf eine ausreichende Anzahl an Chipkarten oder Transpondern. Achtung: Manche Terminals erlauben nicht unendlich viele ID-Karten oder Token. Ist das System für einen großen Betrieb gedacht, sollte die maximale Anzahl an registrierbaren Chips überprüft werden, damit die Zeiterfassungs- und Sicherheitstechnik auch den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird.